Uw PDF toegankelijk en ADA-conform maken

Volgens de CDC leven 61 miljoen Amerikanen met een handicap. Bij jongere volwassenen komt cognitieve invaliditeit vaker voor. Dit betekent dat veel van uw gebruikers en klanten moeite kunnen hebben om toegang te krijgen tot uw inhoud als u deze niet op een meer toegankelijke manier aanbiedt. Aangezien jongere volwassenen meer gericht zijn op toegang tot online inhoud, is het belangrijk voorbereid te zijn met toegankelijkheidsnormen. Mensen met een visuele handicap zijn een eerste zorg, maar ook mensen met een gehoor- of mobiliteitsbeperking kunnen hinder ondervinden van inhoud die niet toegankelijk is.

In de recente geschiedenis heeft de ADA (Americans with Disabilities Act) stappen gezet om discriminatie van mensen met een handicap uit te bannen en ervoor te zorgen dat zij comfortabeler kunnen leven. Section 508 schetst de gids die een routekaart voor toegankelijkheid implementeert waarin staat welke accommodaties toegankelijk moeten worden gemaakt voor mensen met een handicap.

Het PDF-bestandsformaat is online zeer invloedrijk voor inhoud die valt onder de ADA en de richtlijnen van Section 508. Criteria voor de toegankelijkheid van dit formaat zijn te vinden in de Web Content Accessibility Guidelines(WCAG). Niettegenstaande de wet- en regelgeving moet uw inhoud toegankelijk zijn voor gebruikers en voldoen aan alle toegankelijkheidsnormen omdat dit tal van voordelen heeft, zoals het vergroten van uw bereik.

Het maken van een toegankelijkheidsvriendelijke PDF die voldoet aan alle ADA- en WCAG-vereisten kan een ontmoedigende taak zijn. Het kost tijd, wat onderzoek en een goed begrip van toegankelijkheidsnormen, maar u kunt deze unieke uitdaging aangaan en betere inhoud creëren. In dit artikel leest u meer over het samenstellen van een toegankelijke PDF die voldoet aan de ADA-richtlijnen. Hieronder staan de behandelde onderwerpen, evenals een lijst van bronnen.

Wat is toegankelijkheid en hoe kun je een PDF toegankelijk maken?

Wat is toegankelijkheid? Toegankelijkheid is wanneer u uw digitale publicaties bruikbaar maakt voor iedereen – of ze nu een handicap hebben of niet. Toegankelijke documenten zijn nodig zodat iedereen de gepresenteerde informatie kan begrijpen. Hier zijn enkele manieren waarop u uw PDF toegankelijk kunt maken:

1. Maak een eenvoudige, logische structuur

Om te beginnen moet u uw PDF zo structureren dat hij duidelijk een logische indeling volgt. Houd in gedachten dat minder meer is; daarom moet uw PDF-ontwerp esthetisch verantwoord zijn. Door het zo te ontwerpen kan het correct worden geïnterpreteerd door een schermlezer. Creëer een begrijpelijke flow door de leesvolgorde te bepalen met bladwijzers en door secties, paragrafen en andere belangrijke informatie aan te duiden. Een manier om informatie op een toegankelijke manier te vergroten is door gebruik te maken van PDF-tags. Met PDF-tags kan de PDF worden aangepast aan de grootte en de weergave op verschillende formaten en op mobiele apparaten. Gebruik de ingebouwde toegankelijkheidsfuncties in uw bewerkingssoftware. De meeste PDF-makers, zoals Adobe, bevatten ingebouwde toegankelijkheidsfuncties. Profiteer van deze hulpmiddelen bij het maken en bewerken van uw PDF-bestand. Dit zal ervoor zorgen dat uw inhoud toegankelijk is en u minder werk bezorgen.

2. Minder is meer

Om terug te komen op de principes van grafisch ontwerp: minder is meer als het gaat om het ontwerpen van een toegankelijk PDF-bestand. Zorg ervoor dat de tekst in uw document een hoog contrast heeft (zwarte tekst op een witte achtergrond of omgekeerd). Gebruik goed leesbare lettertypen zoals Arial of Comic Sans MS. Maak deze lettertypes groot, minstens maat 14. Blijf weg van cursief of hoofdletters om belangrijke informatie te benadrukken, maar de tekst mag wel vetgedrukt worden. Plaats ten slotte de tekstregels op ten minste 25% van de puntgrootte, zodat de lezers hun ogen gemakkelijk van de ene naar de andere regel kunnen bewegen.

3. Stel de juiste PDF-taal in

Spraaksynthesizers en schermlezers tonen en lezen tekst hardop voor op computerschermen. Zorg er bij het ontwerpen van uw PDF voor dat u de taal instelt op de taal waarin het document is geschreven. Sommige schermlezers kunnen de spraaksynthesizer zo schakelen dat hij de inhoud in verschillende talen correct uitspreekt. Door een documenttitel in te stellen kan de lezer gemakkelijker vinden en identificeren welk document hij of zij leest.

4. Tekst moet selecteerbaar en doorzoekbaar zijn

Zorg er bij het ontwerpen van uw PDF voor dat de tekst zowel selecteerbaar als doorzoekbaar is. Uw lezers moeten de tekst kunnen selecteren en bewerken om hem toegankelijk te maken. Vermijd het gebruik van gescande afbeeldingen die tekst bevatten. Gescande afbeeldingen met tekst in de afbeelding kunnen niet worden gelezen of geëxtraheerd door schermlezers of andere hulpmiddelen. Een oplossing voor gescande afbeeldingen, als u die moet gebruiken, is het gebruik van OCR-technologie (Optical Character Recognition). Deze technologie zet op afbeeldingen gebaseerde tekst om in selecteerbare tekst die door een schermlezer kan worden opgepikt.

5. Informatie duidelijk weergeven in hyperlinks

Het is belangrijk dat u duidelijke informatie over de linkbestemming geeft in alle hyperlinks die u in uw PDF-bestand plaatst. Duidelijke informatie helpt de lezer te begrijpen waar de link naartoe leidt zonder erop te klikken. U kunt bijvoorbeeld een tooltip hebben die uitlegt waar de link naartoe gaat, die verschijnt wanneer de gebruiker er met de muis overheen gaat. Schermlezers lezen links en linktitels in de volgorde waarin ze in de paragrafen op de pagina zijn ingevoegd.

6. Alternatieve tekstbeschrijvingen gebruiken

Alternatieve tekstbeschrijvingen kunnen worden gebruikt voor niet-tekstelementen, zoals afbeeldingen, audio- en videoclips. Deze elementen moeten een tekstalternatief hebben (de zogenaamde Alt-tekst/Alt-tag). Alt-tekst is een geschreven beschrijving die de inhoud van een afbeeldingssymbool of icoon communiceert, evenals de werking ervan. Deze alt-tekst is bedoeld voor gebruikers met een visuele of cognitieve handicap. De schermlezer zal de inhoud van deze beelden aan de lezers meedelen. Voeg transcripties toe aan uw video-inhoud. Gebruikers met visuele of auditieve beperkingen kunnen meelezen en begrijpen wat het beeld overbrengt. Zorg ervoor dat transcripties vermelden wie er spreekt en de dialoog bevatten, evenals alle beschrijvende informatie (niet spraakgerelateerd, zoals geluidseffecten).

Hoe kunt u de toegankelijkheid van PDF’s vergroten?

Er zijn veel manieren om de toegankelijkheid van PDF’s te vergroten. Hier volgt een kort overzicht en voorbeelden van hoe je een volledig toegankelijk bestand maakt:

– Uw tekstinhoud moet selecteerbaar zijn.

Schermlezers moeten de tekst kunnen herkennen om de PDF toegankelijk te maken. De hoofdinhoud moet doorzoekbaar en selecteerbaar zijn, zonder tekst in afbeeldingen, om de toegankelijkheid te optimaliseren.

– Schets en structureer je inhoud duidelijk.

De inhoud moet een duidelijke structuur volgen en logisch en verstandig georganiseerd zijn. Dit betekent dat u de inhoud moet schetsen door gebruik te maken van opsommingen, kopjes, bladwijzers en een inhoudsopgave. Dit maakt uw PDF-inhoud gemakkelijker te navigeren.

– Gebruik Tags.

U kunt PDF Tags, een functie in Adobe Acrobat Pro, gebruiken om zowel tekst- als niet-tekstelementen te markeren. PDF Tags zijn cruciaal voor hulptechnologieën, zoals schermlezers, om toegang te krijgen tot de inhoud. Wanneer u een PDF met tags maakt, geeft elke tag aan welk type inhoud het is en slaat er informatie over op. Tags vormen ook een “tag tree” die de inhoud organiseert in een logische leesvolgorde.

– Maak uw titels en links beschrijvend en geef de taal aan.

Het lijkt misschien een kleine stap, maar door uw inhoud een beschrijvende titel te geven en de taal te specificeren wordt uw PDF toegankelijker. Beschrijvende titels helpen lezers te begrijpen welke informatie de inhoud bevat die ze gaan lezen. Maak links ook beschrijvend door ankertekst te gebruiken om gebruikers te laten weten waar de link naartoe gaat. Formulieren correct labelen en alle formuliervelden moeten beschrijvende tooltips hebben. Het specificeren van talen helpt screenreaders de tekst nauwkeuriger over te brengen, zodat ze nauwkeurigere uitspraakregels kunnen overbrengen en nauwkeurige bijschriften kunnen weergeven.

– Gebruik alternatieve tekst bij afbeeldingen en voeg bijschriften toe.

Alt-tekst is niet zichtbaar op de pagina voor de lezer, maar is nodig voor schermlezers om het op te pikken en de afbeelding over te brengen aan de gebruiker. Het toevoegen van alt-tekst maakt uw PDF-inhoud toegankelijk. De bijschriften zijn zichtbaar voor de lezer. Zorg voor transcripties van audio- en videoclips.

– Datatabellen correct structureren.

Omdat de lay-out van de tabel complex kan zijn, kunnen schermlezers problemen hebben met het herkennen van de gepresenteerde informatie. Om de tabel toegankelijker te maken, creëert u een duidelijke structuur voor de tabel, zoals het toevoegen van koppen aan rijen en kolommen, het eenvoudig houden van de koplabels (geen lagen), en het beperken van de gegevens van elke cel tot zijn rij. Zorg ervoor dat je je tafel ook labelt.

– Maak gebruik van kleur en contrast.

Volgens de WCAG-criteria – WCAG-criteria 2.1 1.4.3. en 2.1 1.4.6 – die de toegankelijkheidsniveaus van de inhoud regelen, is de minimale contrastverhouding 4,5:1, met 7:1 als meest geprefereerde. De aanbevolen manier om ervoor te zorgen dat de contrastverhouding aan de WCAG-succescriteria voldoet, is om de kleurcontrastcontrole uit te voeren terwijl u het PDF-bestand ontwerpt.